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Présentation et rédaction des courriers en anglais

Par Valérie ZOCCOLA – Lycée des Métiers Les Côteaux

Introduction
La présentation
La rédaction
Pour conclure
Pour aller plus loin...

Introduction

En ce qui concerne la présentation des courriers en anglais, il n'existe pas vraiment d'équivalence à la norme AFNOR NF Z 11-001 qui propose une trame de lettre très détaillée. En effet, le BSI (British Standard Institution – organisme de certification et de normalisation anglais) n'édite pas de charte unique. De fait, il existe quatre principaux styles de présentation.

Les anglais adoptent également différentes approches de la ponctuation selon la forme de lettre choisie :

• la ponctuation ouverte (open punctuation) consiste à supprimer tout signe de ponctuation superflu (par exemple, pas de virgule après le titre de civilité) ;
• la ponctuation mixte (mixed punctuation) prévoit la frappe d'une virgule ou de deux points après le titre de civilité et la formule de politesse. Toute ponctuation superflue est supprimée du corps de la lettre ;
• la ponctuation fermée (closed punctuation) : les signes de ponctuation sont insérés normalement (les anglais prévoient une virgule après chaque ligne saisie dans la suscription).
  

La présentation

Full-blocked style letter

Il s'agit en fait de la présentation la plus simple et la plus utilisée, qui consiste à présenter tous les éléments de la lettre contre la marge de gauche. Par ailleurs, la ponctuation est ouverte (open punctuation) : seuls les signes indispensables sont utilisés (pas de virgule après le titre de civilité par exemple). Ce style permet une saisie très rapide des documents et, par conséquent, une productivité accrue.

Simplified style letter

Presque identique à la précédente, le titre de civilité et la formule de politesse disparaissent cependant. On peut y faire apparaître une ligne d'objet en lettres capitales, mais sans la mention « objet » (subject). Le nom du signataire est saisi en lettres majuscules. Ce style est réservé aux courriers informels.

Blocked style letter

Cette mise en page diffère de la « full-blocked letter » sur trois points :

La date, la formule de politesse et le bloc signataire sont centrés ou positionnés comme dans la norme française, avec une tabulation gauche. Le bloc signataire comprend un nom et une fonction. La ponctuation mixte ou fermée peuvent être utilisées.

Semi-blocked style letter

Cette présentation est identique à la « blocked style letter », mais il est possible dans ce format de prévoir un alinéa dans le corps de la lettre (en général de 1,25 cm).

 

La rédaction

Généralités et styles

La rédaction des courriers en anglais répond aux mêmes exigences que la rédaction des courriers en Français, à savoir clarté, concision, langage adapté et courtoisie en toutes circonstances.

Ces exigences sont résumées de façon mnémotechnique dans « the correspondent's seven « C »s » :

Clear, Concise, Correct, Complete, Consistent, Courteous, Cautions

L'anglais tire ses origines du latin et de l'allemand. Tandis que l'expression orale est influencée par les racines allemandes, le style écrit subit davantage l'influence latine. Il est important de maîtriser ces nuances afin d'adopter un style professionnel. En voici quelques exemples :

Anglais parlé	Anglais écrit
to answer	to reply (répondre)
to ask for	to request (demander)
to ask about	to enquire (se renseigner)
to be sorry	to apologize (s'excuser)
can	to be able to (être capable de)
to need	to require (avoir besoin, exiger)
right	correct (exact)
wrong	incorrect (faux)

Les contractions et abréviations sont à proscrire à l'écrit. Ainsi, I'm, we don't, we're sont remplacés par leur forme pleine : I am, we do not, we are.

Choix du titre de civilité et de la formule de politesse

En ce qui concerne le choix du titre de civilité et de la formule de politesse, il est nécessaire de faire une distinction entre les habitudes anglaises et américaines. Cette distinction est mise en évidence le tableau ci-dessous, tiré du livre « guide de la communication professionnelle – anglais » (Editions Casteilla).

SITUATION	TITRE DE CIVILITE	FORMULE DE POLITESSE
GB/lettre formelle Nom inconnu Entreprise Homme ou femme Homme Femme Nom connu	Dear Sirs Dear Sir or Madam Dear Sir/Madam Dear Sir Dear Madam Dear Ms Smith	Yours faithfully   Yours sincerely / yours truly
GB/lettre informelle	Dear Janet	Regards Best regards Best wishes
USA/letter formelle Nom inconnu Entreprise Homme ou femme Homme Femme Nom connu	Gentlemen Ladies and gentlemen Dear Sir or Madam Dear Sir Dear Madam Dear Ms Smith	Respectfully yours (très formel) Yours respectfully (très formel) Very truly yours (très formel Sincerely yours (poli) Cordially
USA/letter informelle	Dear Janet	Besr regards Warm regards Kind regards

Plan de la lettre et phrases types

Bien entendu, pour produire une lettre commerciale de qualité, il faut à tout prix éviter la traduction mot à mot, et, pour ce faire, utiliser quelques tournures idiomatiques incontournables, le plan du courrier professionnel étant, quant à lui, universel.

Introduction - rappel du dernier contact :

" with reference to your letter/your phone call/your enquiry » ou “with regard to your letter…”

" thank you for your proposal/enquiry/letter…"

“further to our meeting”

Développement  - objet du courrier/annonce de la problématique :

"I would be grateful if you could…."

“we have not received your delivery”

“please accept our apologies”

“we would like to order…”

Conclusion et/ou solution :

" we look forward to hearing from you"

“we remain at your disposal”

“please do not hesitate to contact us for any further information”

“Thank you for your cooperation”

Pour conclure

Bien entendu, cette fiche n'a pas pour objet de donner une recette infaillible pour bien rédiger les courriers en anglais. Son but est plutôt de donner un cadre général, des indications de style et de présentation, et surtout de mettre en exergue les spécificités de la rédaction et de la présentation anglo-saxonne.

Il est intéressant pour tous ceux qui sont appelés à explorer ce thème de poursuivre la réflexion sur la rédaction et la présentation des autres écrits professionnels tels que l'email, le fax, la note d'information ou le compte-rendu. D'excellentes ressources existent (voir la bibliographie) qui permettent d'avoir des exemples concrets, des listes de phrases types, des explications approfondies sur la structure de tel ou tel document.

L'ensemble de ces ressources devrait permettre à n'importe quel utilisateur de correspondre avec des interlocuteurs étrangers sans grande difficulté, ce qui représente un réel atout et une véritable opportunité à l'heure des échanges mondialisés.

 

Pour aller plus loin...

Webograhie

http://www.anglaisfacile.com/
http://jobsearchtech.about.com/od/letters/l/bl_block_p.htm

English Style Guide - A handbook for authors and translators in the European Commission
http://ec.europa.eu/translation/writing/style_guides/english/style_guide_en.pdf

diaporama présentant les principaux formats de lettres
http://dooku.miun.se/engelska/businesswriting/Lectures/Business%20Letter%20Formats.pdf

Bibliographie

Titre	Editeur	Auteur
A handbook of commercial correspondence	Oxford University Press	A. ASHLEY
Guide de la communication professionnelle – anglais - BTS tertiaires	Editions Casteilla	D. HEYTE, R. FRESSE-CHAMBRION
Open Up ! Baccalauréats Professionnels tertiaires – sections européennes - Préparation à l'épreuve spécifique d'anglais	Bertrand Lacoste	S. BENETEAU

© Cerpeg - Mai 2009